Este servicio tramita las solicitudes de las facultades académicas o unidades administrativas, que comprende la suscripción de un contrato civil de prestación de servicios, previa verificación del cumplimiento de las normas vigentes en cuanto a seguridad social e impuestos. Este servicio incluye:
- Formalización, legalización y firma del contrato.
- Generación de la solicitud de pago, previa autorización de la unidad avalando la prestación del servicio contratado.
- Generación de certificaciones.
¿Qué es un contrato Civil?
Proceso mediante el cual, una propuesta o invitación por parte de la Universidad para desarrollar una actividad, toma carácter legal mediante un contrato que se formaliza entre una persona natural y la Universidad de los Andes a quien presta el servicio.
Este contrato se firma de manera autónoma técnica y administrativa y sin que exista una relación laboral para realizar una actividad con resultados específicos. (ejemplo: conferencia, asesoría, consultoría, investigación, edición libros, evaluación tesis, corrección estilo, traducción, etc).
Solicitante:
Realice aquí la solicitud de legalización de un contrato civil.
Para la contratación
Contratos inferiores a 1 mes:
Acredite que la persona a contratar está cubierta como cotizante independiente en el Sistema de Seguridad Social presentando:
- Salud: Certificación de afiliación a EPS con fecha de expedición no mayor a (30) días.
- Pensión: Certificación de afiliación a fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor a (30) días. Si no está obligado a realizar el aporte de pensión, debe informar a la Universidad (regímenes especiales o pensionado). Consulte aquí cartilla UGPP pensionados.
Las personas que tienen ingresos adicionales en el mes por prestación de servicios, asalariado u otros ingresos, están obligados a realizar sus aportes al Sistema General de Seguridad por la totalidad de sus ingresos siempre y cuando este no exceda un IBC de 25 SMMLV.
Contratos superiores a 1 mes:
Acredite que la persona a contratar está cubierta como cotizante independiente en el Sistema de Seguridad Social presentando:
- Salud: Certificación de afiliación a EPS con fecha de expedición no mayor a (30) días.
- Pensión: Certificación de afiliación a fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor a (30) días. Si no está obligado a realizar el aporte de pensión, debe informar a la Universidad (regímenes especiales o pensionado). Consulte aquí cartilla UGPP pensionados.
- ARL: De acuerdo con la ley 696 de 2023 es obligatorio la presentación de este certificado, para ello tenga en cuenta:
- Ingrese aquí y complete la información requerida para determinar el nivel de riesgo que le corresponde de acuerdo a la actividad que va a realizar.
- Indique la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra afiliado o a la cual se afiliará si el nivel de riesgo es I, II, III. En caso contrario la Universidad lo afiliara a la aseguradora AXA Colpatria. En caso de que el nivel de riesgo sea IV o V la Universidad realiza el pago de este aporte.
- Si usted requiere un certificado de esta afiliación con la Universidad, puede solicitarlo aquí.
4. Exámenes pre – ocupacionales, requisito legal de acuerdo con el decreto 723 de 2013.
- Aquí encontrará un listado con algunas de las empresas autorizadas (con datos de contacto).
- Este certificado debe remitirlo a la asesora de contratación que lleva el caso.
Recuerde que la vigencia de este certificado tendrá una validez de 3 años, y este se puede presentar siempre y cuando aplique para las actividades que va a realizar en la Universidad.
Durante la ejecución del contrato
Visto bueno para el pago: La Unidad / Facultad luego de verificar el cumplimiento de las actividades realizadas por el contratista, dará visto bueno en PeopleSoft los 5 primeros días del mes y el día 15 del mismo.
Pago de seguridad social y ARL:
- Informe a la persona a contratar el proceso para presentar sus soportes de seguridad social durante la vigencia del contrato.
- Enviar aquí durante los primeros ocho (8) días calendario de cada mes los soportes de pago de seguridad social, teniendo en cuenta lo siguiente:
Contratos inferiores a 1 mes:
– Copia del pago de aportes a la seguridad social correspondiente al mes de ejecución del contrato en Salud y pensión.
Contratos superiores a 1 mes:
- Salud y pensión
– Copia del pago de aportes a la seguridad social correspondiente a los meses de ejecución del contrato.
Si usted ya es pensionado o no se encuentra obligado a pagar pensión, informar al asesor de contratación su estado actual con esta entidad.
- ARL, de acuerdo con la ley 696 de 2023 si la vigencia del contrato es superior a 1 mes debe presentar este certificado.
* Para contratos con riesgos 1, 2 y 3, si su nivel de riesgo es 1, el código requerido para realizar es 1854401.
Facturación: Si el contratista está obligado a facturar, debe remitir la factura electrónica en formato XML, al correo col_intercambio@einvoicing.signature-cloud.com. Consulte aquí como realizar este proceso.
Tenga en cuenta que, de no cumplir este requisito, será reportado a la UGPP (unidad de Gestión Pensional y Parafiscales). Si se auto retiene, se elimina ese punto.
- Si el contratista está obligado a facturar, debe remitir la factura electrónica en formato XML, al correo col_intercambio@einvoicing.signature-cloud.com. Consulte aquí como realizar este proceso.
- Durante el mes o meses de ejecución del contrato, debe radicar la planilla de aportes de seguridad en calidad de independiente.
Adjunte aquí este soporte.
- Contratos con vigencia inferior a 30 días:
- Radique la planilla de aportes a seguridad social en calidad de independiente en salud y pensión.
- Contratos con vigencia superior a 30 días:
- Radique la planilla de aportes de seguridad social en calidad de independiente a salud, pensión y ARL.
- Si requiere código para el pago de ARL en nivel de riesgo 1, digite el código 1854401.
Recuerde:
- Si no está obligado a realizar el aporte de pensión, debe informar a la Universidad (regímenes especiales o pensionado). Consulte aquí cartilla UGPP pensionados.
- Las personas que tienen ingresos adicionales en el mes por prestación de servicios, asalariado u otros ingresos, están obligados a realizar sus aportes al Sistema General de Seguridad por la totalidad de sus ingresos siempre y cuando este no exceda un IBC de 25 SMMLV.
Si la persona a contratar es extranjera y va a prestar el servicio en Colombia solicite la generación de los documentos para el trámite de la visa al correo a.aguilera@uniandes.edu.co Ana María Aguilera Cantor.
Clic aquí para ver las actividades de contratos civiles.
| Inglés | Español | |
| Formato de Giros al Exterior (si aplica) |  |
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| Formato de información tributaria |  |
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| Solicitud de información tributaria y profesional de personas naturales para contratación civil | |
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Resumen Ejecutivo Política de Proveedores |
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Contratista seleccionado:
Tenga en cuenta:
- Si envía su soporte de seguridad social y/o factura después de la fecha de cierre de radicación, el pago de honorarios automáticamente se postergará para el mes siguiente.
- Adjunte el soporte de pago de su seguridad social aquí Servicios de Contratos Civiles (uniandes.edu.co)
- Si está obligado a facturar, la factura electrónica se debe enviar a: col_intercambio@einvoicing.signature-cloud.com.
Para la contratación
Contratos inferiores a 1 mes:
1. Acredite que usted está cubierto como cotizante independiente en el Sistema de Seguridad Social en Salud y pensión, presentando:
– Certificación de afiliación con fecha de expedición no mayor a (30) días. Tenga en cuenta que no sirven certificaciones o afiliaciones como beneficiario, únicamente aplica si los aportes que realiza el empleador son sobre un IBC del 25 SMMLV.
Contratos superiores a 1 mes:
1. Acredite que usted está cubierto como cotizante independiente presentando:
- Salud y pensión
– Certificación de afiliación con fecha de expedición no mayor a (30) días. Tenga en cuenta que no sirven certificaciones o afiliaciones como beneficiario, únicamente aplica si los aportes que realiza su empleador son sobre un IBC del 25 SMMLV.
- ARL, De acuerdo con la ley 696 de 2023 si la vigencia del contrato es superior a 1 mes debe presentar este certificado, para ello tenga en cuenta:
- Ingrese aquí y complete la información requerida para determinar el nivel de riesgo que le corresponde de acuerdo a la actividad que va a realizar.
- Indique la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra afiliado o a la cual se afiliará si el nivel de riesgo es I, II, III. En caso contrario la Universidad lo afiliara a la aseguradora AXA Colpatria.
- La Universidad realiza el pago del aporte cuando el nivel de riesgo es 4 o 5.
- Si usted requiere un certificado de esta afiliación con la Universidad, puede solicitarlo aquí.
- Exámenes pre – ocupacionales, requisito legal de acuerdo al decreto 723 de 2013. a continuación, les informamos los aspectos importantes para tener en cuenta:
- La persona a contratar debe realizarlos y remitirlos a la asesora de contratación que lleva el caso.
- La vigencia del certificado del examen tendrá una validez de 3 años, y este se puede presentar siempre y cuando aplique para las actividades a realizar en la Universidad.
- Aquí encontrará un listado con algunas de las empresas autorizadas (sedes, información de contacto y precio estimado).
Durante la ejecución del contrato
Pago de seguridad social y ARL:
Gestione y envíe aquí durante los primeros ocho (8) días calendario de cada mes los soportes de pago de seguridad social durante la vigencia del contrato, teniendo en cuenta lo siguiente:
Contratos inferiores a 1 mes:
– Copia del pago de aportes a la seguridad social correspondiente al mes de ejecución del contrato en Salud y pensión.
Contratos superiores a 1 mes:
- Salud y pensión
– Copia del pago de aportes a la seguridad social correspondiente a los meses de ejecución del contrato.
Si usted ya es pensionado o no se encuentra obligado a pagar pensión, informar al asesor de contratación su estado actual con esta entidad.
- ARL, De acuerdo con la ley 696 de 2023 si la vigencia del contrato es superior a 1 mes debe presentar este certificado. Para contratos con riesgos 1, 2 y 3, si su nivel de riesgo es 1, el código requerido para realizar es 1854401.
* Tenga en cuenta que, de no cumplir este requisito, será reportado a la UGPP (unidad de Gestión Pensional y Parafiscales). Si se auto retiene, se elimina ese punto.
* Recuerde que la base para el pago no puede ser inferior al salario mínimo legal vigente ni superior a 25 salarios mínimos.
Para el pago
Facturación: si el contratista está obligado a facturar, debe remitir la factura electrónica en formato XML, al correo col_intercambio@einvoicing.signature-cloud.com. Consulte aquí como realizar este proceso.
Certificaciones y PQRSF
Aquí puede usted solicitar su certificado de contratación civil o registre su petición, queja, reclamo, solicitud de información o felicitaciones.